معاينة: معلومات عملية عامة. تختلف قواعد الاحتفاظ بالمستندات والأصول بحسب المستند والبلد والجهة المستلمة؛ تحقق من المتطلبات المطبقة.
تنظيم الملفات الرقمية من دون فقدانها
قد يفشل نظام الملفات لأنه يتطلب جهداً يومياً كبيراً. اختر بنية تستطيع اتباعها حتى في الأيام المزدحمة، وضع خطة منفصلة لحماية الملفات التي يصعب إعادة إنشائها.
اجعل بنية المجلدات بسيطة
تجعل المستويات العميقة حفظ الملفات أصعب. ابدأ بمستويين أو ثلاثة، فهذا اقتراح وليس قاعدة. استخدم أسماء يسهل تمييزها ونظّم الملفات حسب السنة أو الموضوع أو الشخص وفق طريقة البحث التي تناسبك.
يمكن أن تبدأ الملفات الشخصية بمجموعات عامة مثل شخصي وعمل ومنزل ومال. أضف مجلدات سنوية عندما تسهّل العثور على الملفات. خصص مجلداً مؤقتاً لما لا تستطيع تصنيفه فوراً وراجعه بانتظام.
قائمة عملية للبدء
- اختر مكاناً رئيسياً واحداً، مثل مجلد على الكمبيوتر أو خدمة سحابية، واعتبر النسخ الأخرى نسخاً احتياطية.
- أنشئ عدداً قليلاً من المجلدات الرئيسية بأسماء واضحة.
- استخدم نمط تسمية ثابتاً، مثل كتابة التاريخ أولاً ثم الموضوع.
- افصل النسخ النهائية عن المسودات.
- اجمع الملفات غير المصنفة مؤقتاً وحدد موعداً لمراجعتها.
- احتفظ بنسخة أخرى في مكان مختلف أو على جهاز منفصل.
- اختبر استعادة ملف تجريبي من النسخة الاحتياطية.
المزامنة السحابية والنسخ الاحتياطي ليسا شيئاً واحداً
تنسخ خدمة المزامنة التغييرات إلى الأجهزة، بما فيها الحذف أو الاستبدال غير المقصود. تحتفظ بعض الخدمات بإصدارات سابقة أو ملفات محذوفة مدة محدودة، وتختلف المدة وخيارات الاستعادة.
النسخة الاحتياطية نسخة منفصلة يمكن استخدامها إذا فُقدت الملفات الأساسية أو تغيرت. قد يقلل قرص خارجي يُفصل عند عدم استخدامه، أو نسخة أخرى تُدار بشكل مستقل، احتمال تأثر جميع النسخ بخطأ واحد. تحقق من إعدادات الاحتفاظ واحمِ الملفات الحساسة.
احتفظ بالسجلات المهمة بعناية
أنشئ نسخاً احتياطية للمستندات التي يصعب إعادة إنشائها، مثل الاتفاقيات الموقعة والشهادات وسجلات الملكية. تساعد نسخة في مكان آخر إذا فُقد الجهاز أو تعطل.
المسح الرقمي مفيد للرجوع إلى المستند، لكنه لا يحل محل الأصل تلقائياً. إذا كان القانون أو العقد أو الجهة المستلمة يطلب المستند الورقي الأصلي، فاحتفظ به واتبع قواعد الاحتفاظ المعمول بها.
دليل ذو صلة
لإبقاء نمط أسماء الملفات متناسقاً بين الأجهزة، راجع دليل أسماء الملفات الواضحة.
أسئلة شائعة
هل أنظم الملفات حسب الموضوع أم التاريخ؟
اجعل الموضوع المجلد الرئيسي إذا كنت تبحث غالباً بحسب السياق، وأضف التاريخ إلى الاسم أو إلى مجلدات سنوية عند الحاجة. اختر طريقة يسهل الحفاظ عليها.
هل ينبغي مسح كل المستندات الورقية؟
امسح ما تتوقع الرجوع إليه، لكن احتفظ بالأصول الورقية عندما يطلبها القانون أو العقد أو الجهة المستلمة. تختلف المتطلبات.
كم مرة ينبغي إنشاء نسخة احتياطية؟
حدد المدة وفق حجم العمل الذي تستطيع إعادة إنجازه. للملفات التي تتغير كثيراً استخدم نسخاً تلقائية إن أمكن واختبر الاستعادة أحياناً.