オンラインツールを安全に選ぶ方法
このガイドは一般的な情報であり、法律や専門家の助言に代わるものではありません。ファイルの送信先となる機関、プラットフォーム、サービスの要件を必ず確認してください。
使ったことのないサイトに契約書をアップロードする前に、1分だけ確認しましょう。個人のファイルには識別番号、住所、金額、署名が含まれることがあります。アップロード後は、ファイルの処理場所や保存期間を自分で管理しにくくなります。
最初に確認すること：ファイルはどこで処理されるか
ファイルをサーバーに送信して処理し、結果を返すツールがあります。一方、ファイルをサーバーに送らず、ブラウザー内で処理するツールもあります。どの方式を使うのか、一時ファイルをどう扱うのかを説明しているべきです。
ブラウザー内処理はサービスに送られるデータを減らせる場合がありますが、それだけで安全が保証されるわけではありません。端末、ブラウザー、ページのコード、ネットワークも関係します。処理方法の説明が不明確なら、確認できるまで機密情報を送らないでください。
アップロード前のチェックリスト
- プライバシー通知を読み、ファイルや結果が保存される期間を確認する。
- 処理がブラウザー内かサーバー上か、ページに説明があるか確認する。
- アドレスがHTTPSで始まることを確認する。HTTPSは転送中の接続を保護しますが、受信後のファイルの扱いは説明しません。
- 作業に関係のない要求に注意する。PDF変換に連絡先へのアクセスは必要ありません。
- サイトの運営者、連絡方法、利用規約を確認する。
- 安全にできる場合は、作業に不要な機密情報を削除する。
- サーバー上の結果を削除できる機能があれば、作業後に利用する。
注意すべき兆候
ダウンロードボタンに見せかけた広告、PDFを求めたのに.exeファイルが提供されること、単純な変換の高速化にブラウザー拡張が必須だと説明されること、結果を見る前にアカウント作成を求められることには注意してください。どれもファイル変換そのものに必要な条件ではありません。
文書に合わせてツールを選ぶ
- すでに公開されている資料や個人情報を含まないファイルは、サービスの条件に応じて通常のオンライン処理に適する場合があります。
- 身分証明書、契約書、明細書には、ローカル処理を明確に説明するツール、または条件を確認した承認済みサービスを優先してください。
- パスワード、機密の業務ファイル、医療記録、他人のデータを知らないサービスに送らないでください。顧客や従業員の文書にはプライバシーや契約上の義務が関わる場合もあります。組織で承認された手順に従ってください。
ConverteArqではツールごとに処理方法が異なります
サイト全体で処理方法が同じというわけではありません。プライバシー通知では、PDFの結合や画像からPDFへの変換を含む多くのツールがブラウザー内で動作すると説明しています。PDF圧縮ツールは異なり、圧縮のためにPDFをサーバーへアップロードし、結果を返します。サーバーコードは通常の完了時と処理されたエラー時に一時ファイルを削除しますが、あらゆる障害時を保証するものではなく、すべてのツールがローカルで動くという意味でもありません。機密ファイルを送る前に、対象ツールの説明を確認してください。
関連ガイド
身分証明書などの扱いについては、個人文書に関するガイドもご覧ください。 オンライン送信前に個人文書を保護する方法
よくある質問
ブラウザーの鍵マークがあれば、信頼できるサイトですか？
いいえ。通信が暗号化されていることを示すだけです。ファイルを受け取った後にサイトが何をするかは分かりません。
無料ツールは必ず安全性が低いですか？
いいえ。料金だけでデータの扱いは判断できません。処理方式、プライバシー通知、運営者を確認してください。
ブラウザー内で処理されているか、どうすれば分かりますか？
対象ツールのページに明確な説明があるか確認してください。オフラインでも動くことは決定的な証拠ではありません。リソースがキャッシュされている場合があり、ローカル処理もネットワークから読み込んだコードに依存することがあります。
ブラウザー拡張機能の方が安全ですか？
必ずしもそうではありません。拡張機能はタブやページ内容へのアクセスを求める場合があります。提供元、権限、目的が明確で必要な場合に限って導入してください。
顧客や従業員の文書を、どのオンラインツールにも送れますか？
そうとは限りません。プライバシー法、契約、組織内の規則が適用される場合があります。組織で承認されたサービスと手順を使ってください。このガイドは法令遵守を判断するものではありません。
HTTPSはアップロード後のファイルも保護しますか？
HTTPSが保護するのはブラウザーとサイトの間でデータを転送している間です。保存、アクセス、削除はサービスと公表された運用方法によります。