プレビュー: ファイル準備に関する一般的な案内です。要件は雇用主、募集要項、応募ポータルが定めるため、最新の指示を確認してください。
応募書類のファイルを準備する
内容のよい応募でも、ファイルが読めない、書類が不足している、形式が違うといった理由で遅れたり受理されなかったりすることがあります。このチェックリストで防げる問題を確認し、応募条件は選考を行う組織の指示に従ってください。
まず最新の提出要項を読む
スキャンや書き出しを始める前に、提出書類の項目を最後まで読みます。対応形式、容量上限、個別アップロードか一括か、必要な順序を記録してください。証明書や記録の有効期間も確認します。発行から時間が経った書類は、指定された有効期間を満たさない場合があります。
読みやすく不足のないファイルを用意する
- 求められた書類を一覧にし、完成したファイルを確認してからチェックを付けます。
- ページ全体を均一な明るさでスキャンまたは撮影します。指定された解像度や色設定に従い、指定がなければ小さな文字が読める状態にします。
- 写真が認められる場合でも、指示で許可されているときだけPDFにまとめます。書き出したファイルを開き、順序、向き、端の切れ、読みやすさを確認します。
- ポータルの命名規則に合う、短く分かりやすいファイル名を使います。求められていない個人情報はファイル名に含めません。
- 一つのファイルが必要な場合に限って書類を結合します。個別提出が必要なら分けたままにします。
- 容量制限を超えたら、元データを残して複製を作り、慎重にサイズを下げます。文字、印影、署名が読めることを提出前に確認します。
履歴書は独立した書類として扱う
指定された形式を使います。PDFはページ配置を保てますが、編集可能な形式を求めるポータルもあります。見出しや日付を明確にし、重要な情報を装飾だけで伝えないようにします。自動選考システムはそれぞれ異なるため、特定のレイアウトが結果を保証することはありません。
送信前に確認し、提出記録を保存する
完成ファイルを一つずつ開き、提出要項と照らし合わせます。期限前に送信し、ポータルの完了表示を待ちます。受付票や応募番号があれば保存し、提出したファイルの控えも手元に残します。修正が必要な場合は、締切前に差し替えできるかポータルで確認してください。
関連ガイド
提出書類の詳細なチェックリストは 大学出願書類のガイド.
よくある質問
すべての書類を一つのファイルにまとめますか？
最新の指示で一つのファイルが求められる場合だけです。それ以外は指定された欄と形式で個別に提出してください。
手書き署名のない証明書を提出できますか？
募集要項と発行元の確認方法を確認してください。電子コードや確認ページがすべての選考で受け入れられるとは限りません。
送信後にファイルを差し替えられますか？
締切前の差し替えを認めるポータルもあれば、認めないものもあります。早めに状態と問い合わせ先を確認し、後日の修正が受理されると決めつけないでください。