Conseils généraux de préparation des fichiers. Les consignes du destinataire déterminent le format et la qualité acceptés.
Choisir des noms de fichiers clairs et faciles à partager
Un nom explicite permet de reconnaître un fichier sans l’ouvrir et de distinguer les versions. Une convention simple aide aussi les équipes à classer les documents de la même façon. Les restrictions varient selon les systèmes et les formulaires : suivez toujours les consignes du destinataire.
Construire un nom utile
Commencez par le sujet, ajoutez un détail pertinent et terminez par le type de fichier. Exemple fictif : `2026-09-11-contrat-location-v01.pdf`. Le nom explique le contenu sans inclure le contexte temporaire.
Choisir des caractères compatibles
Pour un fichier destiné à plusieurs systèmes, privilégiez les lettres, les chiffres et des séparateurs simples comme le trait d’union. Les accents, espaces et signes sont souvent acceptés, mais certains formulaires ou scripts ont des règles particulières. Si un téléversement échoue, consultez son message d’erreur et adaptez une copie du nom.
Trier les dates et les versions
- Utilisez l’ordre année-mois-jour, par exemple `2026-09-11`, lorsque la date aide à classer.
- Numérotez les versions `v01`, `v02` afin que leur ordre reste clair.
- Conservez l’extension réelle du fichier et ne renommez pas un document pour masquer son format.
Préserver la vie privée
Évitez d’ajouter au nom un numéro d’identité, une adresse ou une autre donnée personnelle qui n’est pas nécessaire. Vérifiez aussi que le nom respecte les règles de l’espace de dépôt et le format demandé.
Guide associé
Pour créer un PDF lisible à partir de photos, consultez le guide des photos de documents.
Questions fréquentes
Faut-il toujours supprimer les accents ?
Non. Ce n’est pas une règle universelle. Pour un échange entre systèmes ou si le formulaire échoue, un nom simplifié peut aider.
Le trait d’union est-il préférable au soulignement ?
Les deux servent à séparer des mots. Choisissez une convention et gardez-la dans les dossiers concernés.
Quel format de date facilite le classement ?
L’année, le mois et le jour dans cet ordre (AAAA-MM-JJ) se trient naturellement par ordre alphabétique.