Guía práctica para crear documentos digitales accesibles
Un documento es más fácil de usar cuando conserva su significado al cambiar el tamaño de pantalla, ampliar el texto o utilizar tecnologías de asistencia. La accesibilidad comienza en el archivo fuente y continúa al exportar y revisar; poder seleccionar texto en un PDF es solo una comprobación.
Un PDF de texto es un punto de partida, no una garantía
Un escaneo suele ser una imagen de cada página. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede identificar palabras, pero hay que revisar sus errores; por sí solo no crea encabezados, orden de lectura, encabezados de tabla ni descripciones de imágenes relevantes.
Si tienes el original editable, expórtalo directamente a PDF. Comprueba que el texto se pueda buscar y seleccionar y revisa la estructura y el orden de lectura con herramientas adecuadas. Un PDF con texto buscable todavía puede ser difícil de navegar.
Crea estructura desde el archivo original
Usa estilos reales de encabezado en un orden lógico, en vez de simularlos solo cambiando tamaño o grosor. Usa las funciones de listas y tablas del editor, identifica los encabezados de las tablas y escribe enlaces que tengan sentido fuera de contexto. Esa estructura ayuda a que la tecnología de asistencia comunique cómo se organiza la información.
Añade texto alternativo cuando una imagen aporte información; marca las imágenes decorativas para que no interrumpan la lectura. Si un gráfico contiene datos esenciales, explica también su conclusión con texto.
Revisa contraste, color y legibilidad
No uses el color como única señal de error, categoría o estado. Añade una palabra, un símbolo, un patrón u otra pista visible. Como referencia práctica para contenido digital, WCAG 2.2 establece una relación mínima de contraste de 4,5:1 para texto normal y 3:1 para texto grande; hay excepciones y el estándar no certifica un PDF concreto.
Evita poner información importante dentro de imágenes. Comprueba que el texto siga siendo legible al ampliarlo y que páginas, formularios y tablas no se recorten ni dependan de un ancho de pantalla específico.
Exporta y revisa el archivo final
Si tienes que escanear papel, aplica OCR, corrige el texto reconocido y revisa el idioma y el orden de lectura. Después comprueba encabezados, listas, enlaces, tablas, descripciones de imágenes y navegación con teclado o lector de pantalla. Un escaneo más nítido mejora la imagen, pero no vuelve accesible el documento por sí solo.
Conserva el archivo original cuando sea posible. Un conversor puede cambiar la apariencia o la estructura; compara el resultado con la fuente y con los requisitos de la institución receptora antes de usarlo en un trámite importante.
Contexto jurídico de Brasil
La Ley brasileña 13.146/2015, artículo 63, aborda la accesibilidad de sitios web mantenidos por empresas cubiertas y organismos públicos. Esa disposición no determina por sí sola la situación legal de cada PDF ni las obligaciones de cada entidad; su aplicación depende del caso. Esta guía es información general, no una evaluación jurídica.
Referencias primarias
WCAG es una referencia para la accesibilidad digital; cumplir algunas comprobaciones no demuestra conformidad. El enlace a la ley brasileña se ofrece como contexto específico del país.
Preguntas frecuentes
Si puedo seleccionar el texto, ¿el PDF es accesible?
No necesariamente. El texto seleccionable ayuda, pero todavía pueden faltar estructura, orden de lectura, descripciones de imágenes, relaciones de tablas o el idioma correcto.
¿El OCR vuelve accesible un escaneo?
El OCR puede reconocer texto, pero hay que corregirlo y no añade automáticamente estructura semántica ni descripciones de imágenes.
¿Todas las imágenes necesitan texto alternativo?
Describe las imágenes que comunican información. Las decorativas no deberían interrumpir la lectura; márcalas como decorativas o artefactos en el editor.
¿WCAG certifica mi PDF?
No. WCAG ofrece criterios para contenido digital. Una lista breve o una medición de contraste no certifica un documento ni un sitio.
¿El artículo 63 de la ley brasileña se aplica a cualquier archivo?
El artículo 63 trata sobre sitios web de empresas cubiertas y organismos públicos. La aplicación a una entidad, documento o situación concreta requiere una evaluación jurídica contextual.
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Nota editorial de ConverteArq
Una revisión útil comprueba tanto la apariencia como la forma en que el software puede acceder a la información. Seleccionar una frase puede ayudar a detectar un escaneo compuesto solo por imágenes, pero no demuestra que todo el documento sea accesible.